Informativa sulla privacy

Ultimo aggiornamento: 12 luglio 2026

La presente informativa descrive le modalità con cui Archivio ESA raccoglie, utilizza, conserva e protegge i dati personali degli utenti che visitano il sito, utilizzano i moduli di contatto, creano un account nell’area riservata o propongono risorse da inserire nell’archivio.

L’informativa è resa ai sensi del Regolamento UE 2016/679, di seguito “GDPR”, e della normativa italiana applicabile in materia di protezione dei dati personali.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è:

Anastasia Giudici, ideatrice e amministratrice del progetto Archivio ESA.

Contatto per questioni relative alla privacy: privacy@archivioesa.it

Eventuale recapito postale: postmaster@archivioesa.it

Il Titolare determina le finalità e le modalità con cui vengono trattati i dati personali attraverso il sito.

Non è stato nominato un Responsabile della protezione dei dati o DPO, non ricorrendone attualmente i presupposti. Qualora tale figura venisse nominata, i relativi contatti saranno pubblicati in questa sezione.

2. A chi si rivolge il sito

Archivio ESA è un progetto rivolto principalmente a docenti, educatori, professionisti, ricercatori, associazioni e soggetti adulti interessati all’educazione sessuo-affettiva.

La consultazione delle risorse pubbliche è accessibile liberamente. La registrazione all’area riservata e l’invio di materiali o segnalazioni sono riservati a persone maggiorenni.

I minori non devono creare un account, utilizzare i moduli dell’area riservata o inviare contenuti attraverso il sito.

3. Tipologie di dati trattati

3.1 Dati di navigazione e dati tecnici

Durante la navigazione, i sistemi informatici che permettono il funzionamento del sito possono acquisire automaticamente alcune informazioni tecniche, tra cui:

• indirizzo IP;
• data e ora della richiesta;
• pagina visitata;
• indirizzo della pagina di provenienza;
• tipo di browser e dispositivo;
• sistema operativo;
• informazioni tecniche relative alla connessione;
• eventuali errori, tentativi di accesso o attività anomale;
• identificativi tecnici contenuti nei log del server.

Questi dati vengono utilizzati per consentire il funzionamento del sito, garantire la sicurezza, prevenire abusi, diagnosticare problemi tecnici e produrre statistiche aggregate.

3.2 Dati forniti per la registrazione all’area riservata

Per creare e gestire un account possono essere richiesti:

• nome;
• cognome;
• nome utente o nome visualizzato;
• indirizzo e-mail;
• password o credenziali di autenticazione gestite dal sistema;
• eventuali preferenze relative al profilo;
• data di registrazione;
• data e informazioni relative agli accessi;
• indirizzo IP associato alla registrazione o agli accessi;
• comunicazioni relative all’account.

Devono essere raccolti esclusivamente i dati effettivamente necessari alla creazione dell’account e all’utilizzo dell’area riservata.

L’indirizzo e-mail non viene pubblicato sul sito.

3.3 Dati contenuti nei moduli di contatto

Quando un utente utilizza il modulo di contatto, possono essere raccolti:

• nome;
• indirizzo e-mail;
• oggetto della richiesta;
• contenuto del messaggio;
• eventuali file allegati;
• informazioni tecniche necessarie alla gestione e alla sicurezza del modulo.

I dati vengono utilizzati esclusivamente per leggere, gestire e rispondere alla richiesta inviata.

3.4 Dati relativi alla proposta di una risorsa

Gli utenti registrati possono proporre risorse educative, materiali o riferimenti da valutare per l’inserimento nell’archivio.

A seconda dei campi presenti nel modulo, possono essere raccolti:

• nome o nome visualizzato del proponente;
• indirizzo e-mail associato all’account;
• eventuale ente o organizzazione di appartenenza;
• titolo della risorsa;
• descrizione;
• autore o soggetto responsabile della risorsa;
• collegamento alla risorsa esterna;
• tipologia del materiale;
• tema;
• fascia scolastica;
• destinatari;
• durata;
• livello di complessità;
• obiettivo didattico;
• modalità d’uso;
• parole chiave;
• eventuali note;
• eventuali file caricati;
• informazioni relative alla titolarità o all’autorizzazione all’uso del materiale;
• preferenza relativa all’attribuzione pubblica;
• data e ora dell’invio;
• indirizzo IP e informazioni tecniche associate all’invio.

Le risorse proposte vengono sottoposte a controllo e moderazione prima dell’eventuale pubblicazione.

L’invio di una risorsa non comporta automaticamente la sua pubblicazione.

3.5 Dati contenuti nei file caricati

I file caricati possono contenere dati inseriti intenzionalmente dall’utente e informazioni tecniche incorporate nel documento, come:

• nome dell’autore;
• proprietà del file;
• data di creazione;
• software utilizzato;
• commenti;
• revisioni;
• metadati;
• informazioni contenute nelle immagini.

Prima di caricare un file, l’utente deve verificare di avere rimosso informazioni personali non necessarie, commenti, revisioni, metadati identificativi e dati appartenenti a terze persone.

3.6 Eventuale attribuzione pubblica

Quando una risorsa viene approvata, alcune informazioni relative alla risorsa possono diventare pubbliche, come titolo, descrizione, autore dell’opera, fonte, collegamento e classificazione.

Il nome del soggetto che ha proposto la risorsa, il nome dell’ente di appartenenza o altre informazioni di attribuzione vengono pubblicati solamente quando:

• l’utente ne richiede espressamente la pubblicazione;
• tali dati sono necessari per indicare correttamente l’autore o il titolare del materiale;
• esiste un’idonea base giuridica per la pubblicazione.

L’indirizzo e-mail, l’indirizzo IP e le informazioni relative all’account non vengono pubblicati.

4. Categorie particolari di dati personali

Archivio ESA tratta temi relativi all’educazione sessuo-affettiva, alla salute, alle relazioni, al genere, all’identità e all’orientamento. Tuttavia, il sito non è progettato per raccogliere informazioni personali relative alla salute, alla vita sessuale o all’orientamento sessuale di persone identificabili.

Gli utenti non devono inserire nei moduli, nei messaggi, nelle descrizioni o nei file:

• diagnosi o informazioni sanitarie personali;
• informazioni sulla vita sessuale di persone identificabili;
• informazioni sull’orientamento sessuale di persone identificabili;
• dati relativi all’identità di genere riferiti a persone identificabili senza un’adeguata base giuridica;
• informazioni su convinzioni religiose, politiche o filosofiche;
• dati biometrici o genetici;
• informazioni relative a studenti, alunni o minori identificabili;
• testimonianze, casi scolastici o esperienze personali che permettano di riconoscere i soggetti coinvolti;
• fotografie, registrazioni o documenti contenenti persone identificabili senza autorizzazione.

Le risorse possono affrontare tali argomenti in maniera generale, scientifica, educativa o statistica, purché non contengano dati personali non autorizzati.

Qualora Archivio ESA riceva accidentalmente dati di questo tipo, potrà rimuoverli, oscurarli, anonimizzarli o cancellare l’intero contributo, salvo che la conservazione sia imposta dalla legge.

5. Dati relativi a minori

Archivio ESA non intende raccogliere dati personali di studenti o altri minori.

Non devono essere caricati:

• nomi e cognomi di studenti;
• fotografie di classi o alunni riconoscibili;
• elaborati scolastici associati al nome dello studente;
• registrazioni audio o video di minori;
• indirizzi e-mail personali di studenti;
• informazioni sulle esperienze affettive, familiari, sanitarie o sessuali di un minore;
• casi reali descritti in modo da rendere identificabile lo studente.

Qualora una risorsa derivi da un’attività didattica, il materiale deve essere anonimizzato prima dell’invio.

Il fatto che un docente o un educatore abbia accesso a determinati dati nell’ambito della propria attività professionale non comporta automaticamente il diritto di trasmetterli o pubblicarli su Archivio ESA.

6. Finalità e basi giuridiche del trattamento

6.1 Funzionamento e sicurezza del sito

I dati tecnici e di navigazione vengono trattati per:

• mostrare correttamente le pagine;
• garantire il funzionamento dei servizi;
• mantenere la sicurezza del sito;
• prevenire accessi abusivi, spam, frodi e attività dannose;
• individuare e risolvere errori tecnici;
• proteggere gli utenti e l’infrastruttura informatica.

La base giuridica è il legittimo interesse del Titolare a garantire il funzionamento e la sicurezza del sito, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f del GDPR.

6.2 Creazione e gestione dell’account

I dati di registrazione vengono trattati per:

• creare l’account;
• verificare l’indirizzo e-mail;
• autenticare l’utente;
• permettere l’accesso all’area riservata;
• gestire il profilo;
• consentire l’invio delle risorse;
• fornire comunicazioni tecniche e operative;
• gestire richieste di modifica o cancellazione.

La base giuridica è l’esecuzione di un servizio richiesto dall’utente e l’adozione di misure precontrattuali, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b del GDPR.

Per le attività strettamente connesse alla sicurezza dell’account, la base giuridica è anche il legittimo interesse del Titolare.

6.3 Gestione delle richieste di contatto

I dati inviati tramite il modulo di contatto vengono trattati per rispondere alle richieste dell’utente.

La base giuridica è l’esecuzione di misure richieste dall’interessato oppure, a seconda del contenuto della comunicazione, il legittimo interesse del Titolare a gestire le richieste ricevute.

6.4 Valutazione e moderazione delle risorse

I dati inviati tramite il modulo di proposta vengono trattati per:

• ricevere la segnalazione;
• verificare la completezza delle informazioni;
• controllare la pertinenza della risorsa;
• verificare l’eventuale presenza di dati personali non necessari;
• valutare l’affidabilità e la qualità del materiale;
• contattare il proponente per chiarimenti;
• prevenire contenuti illeciti, offensivi, discriminatori o non autorizzati;
• decidere se approvare, modificare, rifiutare o rimuovere la risorsa.

La base giuridica è l’esecuzione del servizio richiesto dall’utente e il legittimo interesse del Titolare a garantire qualità, affidabilità e sicurezza dell’archivio.

6.5 Pubblicazione della risorsa

Le informazioni relative alla risorsa vengono pubblicate quando la proposta viene approvata.

La base giuridica è l’esecuzione della richiesta dell’utente di contribuire all’archivio e il legittimo interesse del Titolare a realizzare le finalità informative ed educative del progetto.

La pubblicazione del nome del proponente o dell’organizzazione di appartenenza, quando non necessaria per identificare l’autore o la fonte della risorsa, avviene sulla base del consenso espresso dell’utente.

Il consenso all’attribuzione pubblica è facoltativo e può essere revocato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

6.6 Adempimento di obblighi legali

I dati possono essere trattati quando necessario per:

• rispettare obblighi di legge;
• rispondere a richieste legittime delle autorità;
• tutelare i diritti del Titolare;
• accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria;
• contrastare attività illecite.

La base giuridica è l’adempimento di un obbligo legale oppure il legittimo interesse alla tutela dei propri diritti.

6.7 Statistiche e analisi del sito

Archivio ESA può utilizzare strumenti statistici per comprendere in forma aggregata come viene utilizzato il sito, quali pagine vengono consultate e quali funzioni risultano più utili.

Quando gli strumenti utilizzati comportano cookie o tecnologie di tracciamento non strettamente necessari, il trattamento avviene solo dopo il consenso dell’utente.

Il consenso può essere negato o revocato attraverso il pannello delle preferenze cookie senza impedire l’accesso alle funzioni essenziali del sito.

6.8 Comunicazioni promozionali o newsletter

Archivio ESA non utilizza i dati dell’account o dei moduli per inviare comunicazioni promozionali, newsletter o pubblicità, salvo che venga predisposto un servizio specifico e l’utente abbia espresso un consenso separato.

La semplice registrazione al sito o l’invio di una risorsa non comportano l’iscrizione automatica a una newsletter.

7. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori nei moduli è necessario per:

• creare l’account;
• accedere all’area riservata;
• inviare una proposta;
• ricevere una risposta;
• permettere la valutazione del materiale.

Il mancato conferimento dei dati obbligatori rende impossibile fornire il relativo servizio.

Il conferimento delle informazioni facoltative, come ruolo, organizzazione, biografia o attribuzione pubblica, è invece libero. Il mancato conferimento non impedisce l’utilizzo delle funzioni principali, salvo quando una determinata informazione sia indispensabile per verificare la fonte o la titolarità di una risorsa.

8. Modalità del trattamento

I dati vengono trattati prevalentemente con strumenti informatici e telematici.

Sono adottate misure organizzative e tecniche proporzionate ai rischi, volte a:

• limitare l’accesso ai dati;
• proteggere gli account;
• prevenire accessi non autorizzati;
• proteggere il sito da perdita, alterazione o divulgazione indebita;
• mantenere aggiornato il software;
• gestire copie di sicurezza;
• controllare i contenuti inviati dagli utenti;
• cancellare o anonimizzare i dati non più necessari.

Nessun sistema informatico può tuttavia garantire una sicurezza assoluta. Gli utenti devono utilizzare password sicure, conservarle con attenzione e non condividerle con altre persone.

9. Soggetti che possono accedere ai dati

I dati personali possono essere trattati da:

• Titolare e amministratore del sito;
• eventuali collaboratori autorizzati, nei limiti delle attività assegnate;
• fornitore del servizio di hosting e infrastruttura server;
• fornitore del servizio di posta elettronica;
• tecnici incaricati della manutenzione o della sicurezza del sito;
• fornitori di sistemi antispam, backup o protezione informatica;
• fornitori di servizi statistici, esclusivamente quando utilizzati;
• fornitori di servizi esterni integrati nei moduli, esclusivamente quando effettivamente attivati;
• consulenti legali, tecnici o amministrativi, quando necessario;
• autorità pubbliche e soggetti legittimati dalla legge.

Tali soggetti possono operare, a seconda dei casi, come responsabili del trattamento, persone autorizzate oppure autonomi titolari.

L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento può essere richiesto al Titolare attraverso l’indirizzo e-mail indicato nella presente informativa.

L’utilizzo di un plugin WordPress non comporta necessariamente la trasmissione dei dati allo sviluppatore del plugin. La trasmissione avviene soltanto quando il plugin utilizza servizi esterni, account cloud, API, sistemi di analisi, assistenza remota o integrazioni attivate dall’amministratore.

10. Hosting e conservazione tecnica

Il sito è ospitato mediante un servizio di hosting fornito da Aruba.

La ragione sociale esatta del fornitore e il relativo ruolo nel trattamento devono essere verificati nella documentazione contrattuale del servizio acquistato.

I dati possono essere conservati:

• nel database WordPress;
• nello spazio web associato al sito;
• nei sistemi di backup;
• nelle caselle di posta elettronica che ricevono le notifiche dei moduli;
• nei log tecnici del server;
• nei sistemi esterni eventualmente collegati ai moduli.

11. Trasferimento dei dati fuori dallo Spazio economico europeo

I dati sono trattati preferibilmente all’interno dell’Unione europea o dello Spazio economico europeo.

Alla data del presente aggiornamento, Archivio ESA non trasferisce intenzionalmente i dati personali verso Paesi esterni allo Spazio economico europeo.

12. Periodi di conservazione

I dati vengono conservati per un periodo non superiore a quello necessario rispetto alle finalità per cui sono stati raccolti.

Archivio ESA applica o intende applicare i seguenti periodi:

• dati dell’account: per tutta la durata dell’account e per un massimo di 90 giornidopo la cancellazione, salvo obblighi legali o necessità di tutela;
• account mai attivati: cancellazione dopo 30 giorni;
• account inattivi: verifica o cancellazione dopo 24 mesi di completa inattività, previa eventuale comunicazione;
• richieste di contatto: per un massimo di 12 mesi dalla conclusione della richiesta;
• proposte rifiutate: per un massimo di 6 mesi, salvo contestazioni o necessità di sicurezza;
• proposte approvate: per il tempo in cui la risorsa rimane pubblicata e, dopo la rimozione, per un massimo di 12 mesi;
• file non pubblicati o non necessari: cancellazione entro 6 mesi;
• indirizzi IP associati ai moduli: per un massimo di 90 giorni, salvo incidenti di sicurezza;
• log di sicurezza: per il periodo strettamente necessario, normalmente non superiore a 6 mesi, salvo anomalie o indagini;
• consensi e revoche: per il tempo necessario a documentare il rispetto degli obblighi normativi;
• dati necessari per la tutela di diritti: per il periodo previsto dalla normativa applicabile;
• backup: fino alla normale sovrascrittura o cancellazione, entro 90 giorni.

Quando una risorsa pubblicata non necessita più di essere associata al proponente, i dati identificativi possono essere cancellati o separati dalla risorsa, mantenendo online soltanto il contenuto informativo non personale.

13. Cancellazione dell’account

L’utente può richiedere la cancellazione del proprio account:

• attraverso l’apposita funzione presente nell’area personale;
• contattando il Titolare all’indirizzo e-mail indicato nell’informativa.

La cancellazione dell’account comporta la rimozione o l’anonimizzazione dei dati collegati, salvo quelli che devono essere conservati per obblighi legali, sicurezza, gestione di contestazioni o tutela dei diritti.

La cancellazione dell’account non comporta necessariamente la rimozione automatica delle risorse già pubblicate, quando queste possono essere mantenute senza dati personali del proponente.

L’utente può comunque chiedere la rimozione dell’attribuzione personale o della risorsa. La richiesta verrà valutata considerando diritti, obblighi, interesse pubblico informativo ed eventuali diritti di terzi.

14. Collegamenti verso siti e risorse esterne

Archivio ESA raccoglie e organizza risorse che possono essere ospitate su siti esterni.

Quando l’utente seleziona un collegamento esterno, lascia Archivio ESA e accede a un servizio gestito da un soggetto diverso.

Il sito esterno può raccogliere dati personali, indirizzi IP, informazioni sul dispositivo o cookie secondo la propria informativa.

Archivio ESA:

• non controlla le modalità di trattamento adottate dai siti esterni;
• non gestisce i cookie installati direttamente dai siti raggiunti;
• non riceve automaticamente i dati forniti dall’utente al sito esterno;
• invita gli utenti a consultare l’informativa privacy del servizio raggiunto.

La presenza di un collegamento nell’archivio non implica che Archivio ESA approvi tutte le pratiche privacy del sito esterno.

15. Contenuti incorporati da piattaforme esterne

Alcune pagine possono includere contenuti incorporati forniti da piattaforme esterne, come video, audio, podcast, documenti, mappe o post provenienti da social network.

I contenuti incorporati possono comportare una comunicazione di dati al fornitore esterno, come indirizzo IP, informazioni sul browser, pagina visitata e interazioni con il contenuto.

Quando tali servizi non sono strettamente necessari, vengono attivati solo dopo che l’utente ha espresso la propria scelta attraverso il banner o il pannello delle preferenze cookie.

Negare il consenso può impedire la visualizzazione del contenuto incorporato, ma non deve impedire la normale consultazione delle altre parti del sito.

Quando possibile, Archivio ESA preferisce utilizzare semplici collegamenti esterni o anteprime statiche, riducendo la trasmissione automatica di dati a terze parti.

16. Cookie e strumenti di tracciamento

Il sito utilizza cookie tecnici necessari al funzionamento, alla sicurezza, alla gestione della sessione e all’accesso all’area riservata.

Eventuali cookie statistici, di preferenza, multimediali, pubblicitari o appartenenti a terze parti vengono utilizzati secondo le scelte espresse dall’utente nel pannello cookie.

Per informazioni dettagliate su:

• cookie utilizzati;
• fornitori;
• finalità;
• durata;
• categorie;
• modalità di consenso;
• modifica o revoca delle preferenze,

si invita a consultare la Cookie Policy del sito e il pannello “Gestisci preferenze cookie”.

Il rifiuto dei cookie non necessari non impedisce la navigazione nelle parti essenziali del sito.

17. Sistemi antispam e CAPTCHA

Per proteggere i moduli da spam, invii automatici e attività abusive, Archivio ESA può utilizzare sistemi antispam, honeypot o CAPTCHA.

Quando viene utilizzato un servizio CAPTCHA fornito da terze parti, alcuni dati tecnici possono essere comunicati al relativo fornitore. Il servizio deve essere indicato nella Cookie Policy e, quando richiesto, attivato solo dopo il consenso dell’utente.

Quando possibile, vengono preferiti sistemi antispam che riducono la trasmissione di dati a soggetti esterni.

18. Decisioni automatizzate e profilazione

Archivio ESA non utilizza i dati personali per adottare decisioni esclusivamente automatizzate che producano effetti giuridici o conseguenze analogamente significative sull’utente.

Il sito non effettua profilazione commerciale degli utenti.

Gli eventuali filtri automatici antispam o di sicurezza possono segnalare o bloccare temporaneamente contenuti sospetti, ma le decisioni relative alla pubblicazione delle risorse vengono sottoposte a valutazione umana.

19. Diritti dell’interessato

Nei casi previsti dal GDPR, l’utente può esercitare i seguenti diritti:

• ottenere conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano;
• accedere ai propri dati;
• chiedere la rettifica di dati inesatti;
• completare dati incompleti;
• chiedere la cancellazione dei dati;
• chiedere la limitazione del trattamento;
• opporsi al trattamento fondato sul legittimo interesse;
• ricevere i dati in formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico, quando il diritto alla portabilità è applicabile;
• revocare il consenso in qualsiasi momento;
• chiedere informazioni sui destinatari dei dati;
• chiedere informazioni sui trasferimenti internazionali;
• non essere sottoposto a decisioni esclusivamente automatizzate nei casi previsti dalla legge;
• proporre reclamo all’autorità di controllo.

La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

La cancellazione non può essere concessa quando il trattamento è ancora necessario per adempiere un obbligo legale, accertare o difendere un diritto o soddisfare altre condizioni previste dalla legge.

20. Come esercitare i diritti

Le richieste possono essere inviate a: privacy@archivioesa.it

La richiesta deve indicare chiaramente:

• il diritto che si intende esercitare;
• i dati o il servizio interessato;
• le informazioni utili a identificare l’account o la comunicazione.

Il Titolare può chiedere informazioni aggiuntive necessarie a verificare l’identità del richiedente, evitando di comunicare dati personali a persone non autorizzate.

Le richieste vengono gestite nei termini previsti dalla normativa.

21. Reclamo al Garante

L’utente che ritiene che il trattamento dei propri dati violi la normativa può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali oppure rivolgersi all’autorità giudiziaria competente.

Prima di presentare un reclamo, l’utente può contattare il Titolare per chiedere chiarimenti o segnalare il problema.

22. Responsabilità dell’utente che invia contenuti

L’utente che invia una risorsa dichiara:

• di avere il diritto di segnalare o trasmettere il materiale;
• di non inserire dati personali non necessari;
• di non inserire dati di minori;
• di non inserire categorie particolari di dati riferite a persone identificabili;
• di avere ottenuto le eventuali autorizzazioni necessarie;
• di non caricare contenuti illeciti o lesivi dei diritti altrui;
• di non presentare come proprio un materiale realizzato da terzi;
• di indicare correttamente autore, fonte e collegamento originale;
• di informare tempestivamente Archivio ESA qualora il materiale debba essere corretto o rimosso.

Archivio ESA si riserva il diritto di rifiutare, modificare, oscurare o cancellare contenuti che violino tali condizioni o che presentino rischi per la privacy delle persone coinvolte.

23. Modifiche all’informativa

La presente informativa può essere aggiornata per:

• adeguarla a modifiche normative;
• introdurre nuove funzionalità;
• modificare i moduli o l’area riservata;
• aggiungere o rimuovere servizi esterni;
• aggiornare i tempi di conservazione;
• descrivere nuove modalità di trattamento.

La versione aggiornata viene pubblicata su questa pagina con l’indicazione della data di revisione.

Quando una modifica incide in modo significativo sul trattamento dei dati degli utenti registrati, Archivio ESA potrà fornire una comunicazione all’interno dell’area riservata o tramite e-mail.

24. Contatti

Per domande, richieste o segnalazioni relative alla presente informativa e al trattamento dei dati personali:

Archivio ESA
Titolare: Anastasia Giudici
E-mail: postmaster@archivioesa.it